Este Procedimiento incorpora una serie de elementos para la gestión del Sistema Interno de Información,(en adelante SII) de acuerdo con lo establecido en la Ley 2/2023 con el objetivo de facilitar un canal de comunicación accesible a todas las personas para que puedan informar sobre incumplimientos que entren en al ámbito de aplicación de este Procedimiento.
Se constituye como órgano unipersonal/colegiado designado por la Dirección General, que recaerá en una persona nombrada como responsable del SII. También se designará a una persona suplente que podrá actuar en ausencia de la persona titular o en los supuestos de conflicto de interés.
En las personas designadas (titular y suplente) responsable del SII deberán concurrir las siguientes características:
Las personas designadas (titular y suplente) responsables del SII están obligadas a garantizar su estricta confidencialidad sobre los datos e informaciones de las que tengan conocimiento por las comunicaciones recibidas en el SII.
La duración del mandato de las personas designadas como titular y suplente responsable del SII no tiene caducidad mientras ocupen las direcciones de las áreas respectivas. Si bien, en el momento de producirse la baja de la persona responsable del SII, se procederá a efectuar un nuevo nombramiento por la Dirección General de COMASA.
La persona responsable del SII (titular y suplente) deberá firmar aceptación y responsabilidad del cargo a través de la cumplimentación del formulario trasladado en el Anexo I.
Así mismo, en caso de afectación directa por comunicaciones que puedan afectar a la Persona titular y a la suplente, se pondrá en conocimiento de la Dirección General y se estudiaría su sustitución urgente designando a otras personas (titular y suplente) integrantes de las mismas direcciones (previa firma temporal del formulario de responsabilidad) o a través de una entidad proveedora externa experta en la materia.
Finalmente, la persona responsable del SII y la designada suplente, podrán ser reemplazadas temporalmente en caso de ausencia prolongada o imposibilidad de participación. Dicha sustitución deberá ser autorizada por la Dirección General y la persona que se designe deberá firmar el formulario de responsabilidad.
La persona “Responsable del Sistema de Información”, figura introducida por la Ley 2/2023, de 20 de febrero de protección de la persona informante (art. 8), es una persona física, con capacidad de actuación, independiente y autónoma respecto del resto de los órganos de la entidad.
Su designación, destitución y cese es competencia de la Dirección General, no podrá recibir instrucciones de ningún tipo en su ejercicio y deberá disponer de todos los medios personales y materiales necesarios para llevarlas a cabo.
En caso de ausencia temporal de la persona Responsable, la Dirección General podrá nombrar previamente a persona sustituta temporal que actuará con las mismas funciones que la persona designada titular responsable del SII del Sistema Interno de Información.
Las funciones de la persona Responsable del Sistema Interno de Gestión del SII son:
El nombramiento y cese de la persona Responsable, así como de la designada como suplente como responsable del SII deberán ser notificados a la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I., o, en su caso, a las autoridades u órganos competentes de las comunidades autónomas, en el ámbito de sus respectivas competencias, en el plazo de los diez días hábiles siguientes, especificando, en el caso de su cese, las razones que han justificado el mismo.
La Persona responsable del SII, titular y suplente, son las únicas personas que tienen acceso al Buzón del SII, recibiendo simultáneamente todas las comunicaciones efectuadas a través de este (SII, consultas de conflicto de intereses, formulario transparencia y buen gobierno), siendo los responsables de su recepción y análisis.
Cualquier referencia en este Procedimiento a la persona responsable del SII se aplicará también a la persona designada suplente.
La persona responsable del SII tendrá como mínimo dos reuniones anuales con la Dirección General, para revisar indicadores e informes de actividad. Si bien, se podrán convocar tantas reuniones adicionales sean necesarias para tratar la adecuada gestión de las comunicaciones y consultas.
Con la finalidad de garantizar la máxima eficacia de sus respectivas actividades, la persona responsable del SII tendrá libre acceso a toda la documentación de COMASA que pueda serle útil. En este sentido, las personas responsables de cualquier Área o Departamento estarán obligadas a suministrar a la persona responsable del SII cualquier información que les solicite sobre las actividades del Área o Departamento relacionadas con la posible comisión de un delito o de un incumplimiento grave o muy grave en el marco de este Procedimiento.
Asimismo, a la Persona responsable del SII no le corresponde ni se le asignarán poderes específicos, como tal, que le permitan intervenir a nivel de gestión ni tomar decisiones.
Para la correcta gestión y tramitación de la información, así como de la confidencialidad requerida, esta persona responsable del SII dispone de las siguientes herramientas:
Las herramientas mencionadas quedarán integradas en una única herramienta informática que servirá para la recepción y gestión de las comunicaciones y de las consultas.
A través del SII se podrán comunicar hechos relacionados con:
Podrán remitir comunicaciones todos los grupos de interés de COMASA incluidas las personas trabajadoras, las que formen parte del Comité de Dirección y demás órganos de gobierno, entidades proveedoras, colaboradores/as internos/as o externos/as, clientela, socios/as así como cualquier otra persona que tenga conocimiento de alguna infracción amparada por este procedimiento.
Se considera que la persona informante actúa de buena fe cuando su comunicación se realiza conforme a lo dispuesto en este procedimiento y está basada en hechos e indicios de los que razonablemente, puede desprenderse la realización de un comportamiento irregular, ilícito o delictivo. En todo caso se garantiza que no se derivarán responsabilidades ante comunicaciones efectuadas de buena fe.
No obstante, la utilización de este procedimiento obliga recordar que la imputación de hechos, con conocimiento de su falsedad o con temerario desprecio hacia la verdad, puede derivar en responsabilidades penales o civiles.
Cuando una persona efectúa una comunicación a través del SII, debe reportar la actuación de forma descriptiva y detallada, indicando necesariamente referencia a días, incidentes, hechos o testigos que sean fuente material de pruebas aceptables y no de meras sospechas. Las comunicaciones podrán realizarse de forma anónima.
El SII de COMASA está configurado para recibir información tanto escrita como verbal a través de los siguientes medios:
Las comunicaciones presenciales se documentarán de alguna de las maneras siguientes, previo consentimiento de la persona informante:
Sin perjuicio de los derechos que le corresponden de acuerdo con la normativa sobre protección de datos, la persona informante tendrá la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación.
Si otra persona distinta de la responsable del SII recibe una comunicación, esta deberá remitirla inmediatamente a la persona Responsable del SII, garantizando la confidencialidad de la información recibida. El quebrantamiento de dicho deber puede ser considerado como infracción muy grave.
| Información | Descripción | Obligatorio |
|---|---|---|
| Categoración | Permite clasificar la comunicación | No |
| Título | Descripción breve de la comunicación | Sí |
| Descripción |
Descripción inicial y detallada de la comunicación incluyendo el siguiente detalle: ▪ Hechos comunicados ▪ Procedimiento y/o procesos vulnerados ▪ Fecha y lugar de los hechos ▪ Identificación de testigos y medios probatorios |
Sí |
| Nombre y apellidos | Nombre y apellidos de la persona informante | No |
| Documento de identificación | DNI/NIE/Pasaporte de la persona informante | No |
| Comentarios | Información que ayuda a gestionar la comunicación | No |
| Ficheros de apoyo | Ficheros que permitan investigar los hechos comunicados | No |
| Información de contacto | Datos necesarios para comunicarse con la persona informante | No |
| Aceptación condiciones y reglas de uso | Condición de uso del buzón de comunicaciones y protección de datos | Sí |
En líneas generales, el esquema de funcionamiento presenta cinco fases:
Una vez registrada la comunicación, la persona responsable del SII comprobará, en un plazo que no podrá ser superior a quince días hábiles desde la fecha de entrada en el registro de la información, que los hechos expuestos se encuentran dentro del ámbito de aplicación recogido en este Procedimiento.
En primera instancia se efectuará un análisis exhaustivo de la información recibida garantizando en todo momento la confidencialidad y el máximo respeto a los derechos de las personas presuntamente implicadas en un posible incumplimiento, especialmente la presunción de inocencia. Se garantizará también el correcto tratamiento de los datos de carácter personal que hayan sido facilitados, garantizando en todo momento el efectivo ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad y oposición. Finalizado dicho análisis preliminar, se decidirá, si procede:
En caso de que el contenido de la comunicación afecte a materias no comprendidas en el marco de actuación de este Procedimiento y sobre el que otros departamentos tengan competencia, se trasladará al área de trabajo correspondiente procediendo al archivo y registro en el marco del SII.
La inadmisión se comunicará a la persona informante siempre y cuando haya proporcionado los datos de contacto, dentro de los 5 días hábiles siguientes a la finalización del plazo de tramitación recogido en este apartado.
Admitir a trámite la comunicación e iniciar la fase de investigación. La admisión a trámite se comunicará a la persona informante, siempre que esta haya proporcionado los datos necesarios para ello, dentro de los 5 días hábiles siguientes a la finalización del plazo de tramitación recogido en este apartado.
La fase de investigación comprenderá todas aquellas actuaciones encaminadas a comprobar la verosimilitud de los hechos relatados, recabando información sobre el caso y contactando con todas aquellas personas que puedan aportar información sobre los hechos comunicados. En todo caso, el análisis de la comunicación se realizará con la máxima sensibilidad y respeto a los derechos de cada una de las partes afectadas.
Durante el análisis, pudiera ser necesario contactar con la persona informante y se hará si facilitó la información de contacto. Todas las comunicaciones con la persona informante se deberán realizarse a través del canal del SII garantizando la confidencialidad.
Se garantizará el derecho al honor y a la presunción de inocencia de la persona afectada por la comunicación, así como, el derecho a ser informada de las acciones u omisiones que se le atribuyan y a ser oída en cualquier momento. La comunicación de dicha información tendrá lugar en el tiempo y forma que se considere adecuado para garantizar el buen fin de la investigación.
La investigación no podrá alargarse más de 3 meses desde la fecha de recepción de la primera comunicación, prorrogables por otros 3 meses en casos de especial complejidad, debiendo emitirse antes de este plazo una resolución provisional o definitiva. Se considerará razonable declarar compleja la investigación cuando, entre otras, concurran las siguientes circunstancias:
La persona responsable del SII podrá solicitar la colaboración de terceras personas internas o externas, atendiendo a la naturaleza de los hechos. En todo caso, se garantizará la máxima discreción y confidencialidad; así como el adecuado tratamiento de los datos personales a los que se les tuviera que dar acceso.
Finalizada la investigación, la persona responsable del SII elaborará una propuesta de resolución que deberá estar debidamente fundamentada y justificada, quedando recogida en un acta. Dicha propuesta deberá ser validada por la Dirección General de COMASA.
Las resoluciones se clasifican en:
Derivado de la resolución:
Al finalizar el procedimiento se contactará nuevamente con la persona informante, con la finalidad de informarle sobre cómo se ha resuelto dentro de un plazo máximo de 3 meses desde la recepción de la comunicación o 6 meses en caso de prórroga, siempre que la persona informante haya proporcionado los datos necesarios para ello. Todas las comunicaciones con la persona informante deberán realizarse a través del Buzón del SII. Si la particularidad del caso lo requiriese, se establecerá contacto telefónico o presencial con la persona informante y personas necesarias para aclarar los hechos.
Las personas usuarias del SII tendrán derecho a acceder a sus datos, rectificarlos, suprimirlos, limitarlos, portarlos u oponerse a su tratamiento mediante la remisión de un correo electrónico a la siguiente dirección: Buzón Protección de Datos XXXXXXXX, indicándonos su nombre y apellidos; adjuntando copia de DNI y especificando una dirección electrónica a efectos de notificaciones, así como el derecho que desee ejercitar.
Durante la tramitación del expediente las personas afectadas por la comunicación tendrán derecho a la presunción de inocencia, al derecho de defensa y al derecho a ser informados de las acciones u omisiones que se les atribuyen, y a ser oídos en cualquier momento, así como a que se preserve su identidad, garantizándose la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento.
Las medidas de protección de la persona informante, afectada y/o comunicadora se aplicarán también a:
Se entiende por represalia cualesquiera actos u omisiones que estén prohibidos por la ley, o que, de forma directa o indirecta, supongan un trato desfavorable que sitúe a las personas que las sufren en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional, solo por su condición de informantes, o por haber realizado una revelación pública. Entre otras, las siguientes:
Los datos contenidos en el SII y en el Buzón de Consultas serán tratados con la debida confidencialidad, respetando la normativa reguladora de protección de datos, siendo eliminados en el plazo de 3 meses posteriores a la entrada en registro de la solicitud/al archivo de la solicitud o cuando finalice, en su caso, el proceso judicial derivado de la misma, sin perjuicio de cumplirse otros plazos legales que pudieran ser de aplicación.
Asimismo, y sin perjuicio de que lo impidan las resoluciones judiciales o policiales, se informará al/la comunicante del resultado de las investigaciones realizadas.
En ningún caso serán objeto de tratamiento los datos personales que no sean necesarios para el conocimiento e investigación de las acciones u omisiones a las que se refiere el artículo 5.1, procediéndose, en su caso, a su inmediata supresión. Asimismo, se suprimirán todos aquellos datos personales que se puedan haber comunicado y que se refieran a conductas que no estén incluidas en dicho artículo. Si la información recibida contuviera datos personales incluidos dentro de las categorías especiales de datos, se procederá a su inmediata supresión, sin que se proceda al registro y tratamiento de los mismos.
Los datos que sean objeto de tratamiento podrán conservarse en el sistema de información únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados. Si se acreditara que la información facilitada o parte de ella no es veraz, deberá procederse a su inmediata supresión desde el momento en que se tenga constancia de dicha circunstancia, salvo que dicha falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se guardará la información por el tiempo necesario durante el que se tramite el procedimiento judicial.
En todo caso, transcurridos tres meses desde la recepción de la comunicación sin que se hubiesen iniciado actuaciones de investigación, deberá procederse a su supresión, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del sistema. Las comunicaciones a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo prevista en el artículo 32 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre.
Las personas usuarias del SII y del Buzón de Consultas tendrán derecho a acceder a sus datos, rectificarlos, suprimirlos, limitarlos, portarlos u oponerse a su tratamiento mediante la remisión de un correo electrónico a la siguiente dirección: Buzón Protección de Datos info@cashgalicia.net, indicando su nombre y apellidos; adjuntando copia de DNI y especificando una dirección electrónica a efectos de notificaciones, así como el derecho que se desea ejercitar.
De la misma manera, puede reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos cuando no haya obtenido satisfacción en el ejercicio de sus derechos.
La adecuada gestión de los datos personales quedará garantizada con la integración del SII y del Buzón de Consultas en una única herramienta informática.
La Persona responsable del SII tiene como objetivo fomentar y fortalecer el uso del SII y la cultura de la información de COMASA, garantizar la protección de las personas informadoras frente a represalias, actuar como garante de la gestión diligente del sistema de información del SII y velar por el cumplimiento de lo establecido en este Procedimiento.
Con el fin de realizar un seguimiento periódico de dichos objetivos, se revisarán periódicamente los indicadores establecidos para el SII:
| Ref | Indicador | Descripción indicador y objetivo | Regulación | Actividad | Plazo actividad | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 2.1.1 | Envío acusede recibo | Fecha 1ª respuesta acusede recibo máx. 7 días naturales desde fecha recepción denuncia | <7 días art. 9.c Ley 2/2023 |
Revisión formal | 7 días | 15 días |
| 2.1.2 | Comunicación admisión | Fecha comunicación admisión máx. 14 días naturales desde fecha recepción denuncia | <15 días control interno |
Trámite admisión | 8 días | |
| 2.1.3 | Fecha resolución | Fecha resolución CAC máx. 83 días naturales desde fecha envío acuse de recibo | <83 días control interno |
Investigación | 83 días | 90 días |
| 2.1.4 | Comunicaciones resolución especial complejidad | Fecha respuesta resolución máx. 90 días naturales desde fecha envío acuse de recibo | <90 días art. 9.d Ley 2/2023 |
Comunicar la resolución o prórroga | 7 días | |
| 2.1.5 | Prórroga resolución | Fecha respuesta resolución máx. 90 días desde fecha comunicación especial complejidad | <90 días art. 9.d Ley 2/2023 |
Comunicar resolución | 90 días |
De forma general, la Persona responsable del SII informará a la Dirección General acerca de las solicitudes y comunicaciones fundamentadas, acompañando una propuesta de las medidas a adoptar. Y anualmente, coincidiendo con la finalización del año, elaborará una Memoria Anual de las actividades que presentará a la Dirección General, en la que se incluirán aspectos relacionados con: